Arbeidsvoorwaardenregeling: waar je als werkgever op moet letten
Wel zo gemakkelijk: een arbeidsvoorwaardenregeling die voor alle werknemers geldt. En die je van tijd tot tijd kan aanpassen. Maar het arbeidsrecht is zelden gemakkelijk voor werkgevers. Daarom in deze blog uitleg over waar je als werkgever op moet letten bij arbeidsvoorwaardenregelingen.
Wat zijn arbeidsvoorwaarden?
Arbeidsvoorwaarden zijn afspraken tussen de werkgever en de werknemer over de voorwaarden waaronder de werknemer het werk doet. Arbeidsvoorwaarden zijn dus onderdeel van de rechten en de plichten uit de arbeidsovereenkomst.
Soorten arbeidsvoorwaarden
We maken verschil tussen primaire, secundaire, tertiaire en (soms) quartaire arbeidsvoorwaarden.
Verschil is vaag maar belangrijk
Het verschil tussen de soorten arbeidsvoorwaarden is vaag. Je vindt in de wet namelijk geen definities voor de verschillende soorten arbeidsvoorwaarden. Toch is het voor de praktijk belangrijk om verschil te maken tussen de soorten arbeidsvoorwaarden.
Hoe hard is een arbeidsvoorwaarde?
De soorten arbeidsvoorwaarden geven aan hoe belangrijk of ‘hard’ een arbeidsvoorwaarde is. Primaire arbeidsvoorwaarden zijn het hardst en tertiaire arbeidsvoorwaarden het zachtst. Het verschil tussen hard en zacht helpt bijvoorbeeld bij de vraag of de werkgever de arbeidsvoorwaarde eenzijdig mag wijzigen. Daar lees je verderop meer over.
Primaire arbeidsvoorwaarden
De primaire arbeidsvoorwaarden zijn de harde kern van de arbeidsovereenkomst:
de inhoud van de functie;
de hoogte van het bruto loon (inclusief vakantietoeslag en vaste eindejaarsuitkering);
de arbeidsduur (het aantal uren dat de werknemer werkt);
het aantal vakantie-uren.
Deze arbeidsvoorwaarden schrijf je normaal gesproken op in de arbeidsovereenkomst.
Secundaire arbeidsvoorwaarden
Secundaire arbeidsvoorwaarden hebben betrekking op zaken als pensioen, functiewaardering, kostenvergoedingen en beloningen die minder belangrijk zijn dan het maandsalaris. Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn vaak ook uitwerkingen van primaire arbeidsvoorwaarden zoals werktijden en vakantie.
Secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen in de arbeidsovereenkomst staan, maar vaker vind je ze in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of de arbeidsvoorwaardenregeling van het bedrijf.
Voorbeelden van secundaire arbeidsvoorwaarden:
pensioen (wordt soms ook een primaire arbeidsvoorwaarde genoemd);
bonusregeling;
overwerktoeslag;
ploegentoeslag (wordt soms ook een primaire arbeidsvoorwaarde genoemd);
allerlei toelagen, zoals arbeidsmarkttoelage, toelage voor waarneming, toelage voor consignatiediensten, enzovoort;
flexibele werktijden en thuiswerken;
verlof zoals mantelzorgverlof of een sabbatical;
vergoeding kosten woon-werkverkeer;
vergoeding van een opleiding;
vergoeding voor ziektekosten;
vergoeding voor verhuiskosten;
collectieve aanvullende arbeidsongeschiktheidsverzekering;
telefoon, tablet of laptop van de zaak;
auto of fiets van de zaak;
aandelenplan.
Tertiaire arbeidsvoorwaarden
Bij tertiaire arbeidsvoorwaarden gaat het niet om geld, maar om voorzieningen en faciliteiten. Tertiaire arbeidsvoorwaarden staan normaal gesproken niet in een cao. Het zijn arbeidsvoorwaarden die een bedrijf zelf vaststelt.
Voorbeelden van tertiaire arbeidsvoorwaarden:
gratis fruit of maaltijden;
studiereizen;
sporten op het werk;
kerstpakketten;
vrijdagmiddagborrel;
verjaardagscadeau;
personeelsuitjes;
luxe inrichting van de werkplek.
Quartaire arbeidsvoorwaarden
Quartaire arbeidsvoorwaarden zijn net als tertiaire arbeidsvoorwaarden niet in geld uitgedrukt. Het gaat bij quartaire ‘arbeidsvoorwaarden’ om beloftes, zoals loopbaanmogelijkheden en een mooie werkplek met fijne collega’s. Het zijn geen arbeidsvoorwaarden, omdat het geen afspraken zijn.
Huisregels en instructies zijn geen arbeidsvoorwaarden
Niet alles wat in een arbeidsvoorwaardenregeling (of personeelshandboek) staat is een arbeidsvoorwaarde. Er staan ook vaak huisregels, instructies en voorschriften in arbeidsvoorwaardenregelingen. De werkgever mag die eenzijdig vaststellen volgens het zogeheten wettelijk instructierecht.
Tip
Let er als werkgever op dat je van huisregels en instructies geen afspraken maakt, bijvoorbeeld door ze in een arbeidsvoorwaardenregeling met de ondernemingsraad af te spreken.
Arbeidsvoorwaardenregeling geldt niet automatisch
Een arbeidsvoorwaardenregeling geldt als de werkgever en de werknemer dat hebben afgesproken. Een arbeidsvoorwaardenregeling geldt dus niet automatisch voor alle werknemers. Een arbeidsvoorwaarde is immers een afspraak.
De afspraak tussen de werkgever en de werknemer dat een arbeidsvoorwaardenregeling onderdeel is van de arbeidsovereenkomst, noemen we een incorporatiebeding.
Het incorporatiebeding
Als je een incorporatiebeding gebruikt, kun je kiezen uit het statisch incorporatiebeding en het dynamisch incorporatiebeding.
Statisch incorporatiebeding
Bij een statisch incorporatiebeding verwijs je naar een cao of arbeidsvoorwaardenregeling met een bepaalde looptijd. Bijvoorbeeld: ‘De Regeling algemene arbeidsvoorwaarden met looptijd 1 februari 2023 tot en met 31 januari 2025 is onderdeel van deze arbeidsovereenkomst.’ Komt er in dit voorbeeld een nieuwe arbeidsvoorwaardenregeling? Dan is die niet automatisch van toepassing. De arbeidsvoorwaarden uit de oude regeling blijven gelden totdat de werkgever en de werknemer andere afspraken maken. Dat is meestal niet de bedoeling. Een dynamisch incorporatiebeding is dan de oplossing.
Dynamisch incorporatiebeding
Bij een dynamisch incorporatiebeding spreek je af dat ook de toekomstige versies van een arbeidsvoorwaardenregeling onderdeel zijn van de arbeidsovereenkomst. De werknemer gaat dan dus van tevoren akkoord met arbeidsvoorwaarden die hij nog niet kent.
“1. De ‘Arbeidsvoorwaardenregeling Janssen B.V.’ is een onderdeel van de arbeidsovereenkomst tussen Janssen B.V. en de werknemer. Deze regeling noemen we hierna: AVR.
2. De AVR - versie 1 maart 2024 - is bij deze arbeidsovereenkomst gevoegd. De werknemer heeft de AVR bekeken voor het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst.
3. Janssen B.V. mag de AVR wijzigen, aanvullen of vervangen door een andere regeling. Als Janssen B.V. dat doet, is de nieuwe versie van de AVR onderdeel van de arbeidsovereenkomst tussen Janssen B.V. en de werknemer.”
Mag werkgever arbeidsvoorwaardenregeling eenzijdig wijzigen?
Als je het dynamische incorporatiebeding leest, denk je misschien dat je als werkgever je arbeidsvoorwaardenregeling gemakkelijk kunt aanpassen. Maar dat ligt een stuk genuanceerder:
Vaak staan er in de arbeidsvoorwaardenregeling onderwerpen waarvoor het instemmingsrecht van de ondernemingsraad geldt.
De wet en de rechtspraak geven behoorlijk strenge regels over wanneer je als werkgever arbeidsvoorwaarden eenzijdig mag wijzigen.
Over het instemmingsrecht van de ondernemingsraad lees je alles in de blog Arbeidsvoorwaardenregeling en ondernemingsraad: de ondernemingsovereenkomst en het instemmingsrecht. En in de toekomst schrijf ik nog een blog over het eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden. Voor nu alvast een paar vuistregels voor het eenzijdig wijzigen van een arbeidsvoorwaardenregeling.
Vuistregels eenzijdig wijzigen arbeidsvoorwaardenregeling
Het gaat om een belangenafweging: zijn de belangen van de werkgever bij de wijziging voldoende zwaarwegend om de wijziging van de arbeidsvoorwaarde te rechtvaardigen?
Eenzijdige wijziging van primaire arbeidsvoorwaarden is erg moeilijk.
Hoe lichter de arbeidsvoorwaarde, hoe gemakkelijker de eenzijdige wijziging.
Gaat de ondernemingsraad akkoord met de wijziging? Dan geldt dat akkoord niet automatisch als een akkoord van de werknemers. Het akkoord van de ondernemingsraad helpt de werkgever wel bij de belangenafweging.
Als het onderwerp uit de arbeidsvoorwaardenregeling geen arbeidsvoorwaarde is, kan de werkgever eenzijdig wijzigen. Denk hierbij aan instructies en voorschriften die de werkgever vanuit zijn werkgeversgezag mag geven.
Tip
Wijzig je een arbeidsvoorwaardenregeling op belangrijke onderwerpen in het nadeel van de werknemer? Vraag de werknemer om opnieuw akkoord te gaan met de regeling. Daarmee voorkom je discussies achteraf.
Hulp nodig bij het maken van een arbeidsvoorwaardenregeling?
Heb je een arbeidsvoorwaardenregeling die je in begrijpelijke taal wilt laten herschrijven?
Heb je een arbeidsvoorwaardenregeling die je wilt laten controleren en actualiseren?
Heb je nog geen arbeidsvoorwaardenregeling, maar zou je die wel graag willen hebben?
Ben je een jurist, accountant of andere mkb-adviseur die een ghostwriter zoekt om arbeidsvoorwaardenregelingen voor je klanten te maken?
Je kunt me bij al deze vragen om hulp vragen. Het eerste video- of telefoongesprek is gratis en vrijblijvend. Op de contactpagina lees je hoe je contact met me opneemt.
> Meer blogs vind je in het blogoverzicht
